Software & Digitalisierung

Digitaler Meldeschein und Online-Check-in:

Was seit 2025 gilt

Berat Murati · 1. November 2026

Seit dem 1. Januar 2025 füllen nur noch ausländische Staatsangehörige in Deutschland einen Meldeschein aus (§ 29 Abs. 2 BMG). Für deutsche Gäste entfällt die Pflicht. Der Online-Check-in bleibt trotzdem der richtige Rahmen: Er nimmt die Angaben für den Meldeschein entgegen, klärt Anreisezeit und Kontaktdaten und gibt den Türcode erst frei, wenn alles vorliegt. Dieser Artikel ordnet die Rechtslage ein und zeigt, wie ein Ablauf mit mehreren Wohnungen aussieht. Er ersetzt keine Rechtsberatung. Verbindliche Auskünfte gibt Ihre zuständige Meldebehörde.

Gliederung

1. 1. Wer seit 2025 einen Meldeschein ausfüllt
2. 2. Was auf dem Meldeschein steht und wie lange Sie ihn aufbewahren
3. 3. Digitale Verfahren: Was § 29 Abs. 5 BMG erlaubt
4. 4. Online-Check-in Schritt für Schritt: Angaben zuerst, Türcode danach
5. 5. Datenschutz: zweckgebunden, begrenzt, transparent
6. 6. Aus unserem Betrieb

1. Wer seit 2025 einen Meldeschein ausfüllt

Es kommt auf die Staatsangehörigkeit an, nicht auf Herkunft, Wohnsitz oder Buchungsweg. Seit dem 1. Januar 2025 gilt die besondere Meldepflicht nach § 29 Abs. 2 BMG nur noch für ausländische Staatsangehörige. Auch wer einen ausländischen Pass hat und in Deutschland wohnt, füllt den Meldeschein aus. Deutsche Staatsangehörige sind befreit, egal ob sie über Airbnb, Booking.com oder direkt gebucht haben.

Drei Punkte, die in älteren Ratgebern noch anders stehen:

• Eine Ausnahme für beruflich Reisende gibt es nicht. Sie steht nicht im Gesetz.
• Eine Ausnahme für Inlandsgäste bei Online-Buchung gibt es ebenfalls nicht. Entscheidend ist allein die Staatsangehörigkeit.
• Die Ausnahmen nach § 29 Abs. 6 BMG betreffen nur bestimmte Einrichtungen, zum Beispiel Jugendherbergen, nicht die klassische Ferienwohnung.

Mitreisende Ehe- oder Lebenspartner und minderjährige Kinder werden nur zahlenmäßig angegeben. Bei Reisegruppen über 10 Personen genügt die Angabe durch die Reiseleitung. Für den Alltag heißt das: Ihr Check-in muss die Staatsangehörigkeit abfragen, bevor er entscheidet, ob ein Meldeschein nötig ist.

2. Was auf dem Meldeschein steht und wie lange Sie ihn aufbewahren

Der Meldeschein wird ein Jahr ab dem Tag der Abreise aufbewahrt und danach innerhalb von drei Monaten vernichtet oder gelöscht (§ 30 Abs. 4 BMG). Die Frist läuft ab der Abreise, nicht ab der Anreise. Auf Verlangen der zuständigen Behörden legen Sie die Scheine vor.

Die Pflichtangaben stehen in § 30 Abs. 2 BMG. Dazu gehören auch Zahl und Staatsangehörigkeit der ausländischen Mitreisenden. Die Angaben sind mit dem Ausweisdokument abzugleichen. Der Gast weist sich also aus, und Sie oder Ihr Verfahren prüfen die Daten dagegen. Eine Übersicht der einzelnen Felder finden Sie in unserem Artikel zu Gästemeldung und Datenschutz.

Für die Ablage gibt es zwei Wege: den unterschriebenen Papierschein oder die Daten aus einem zugelassenen elektronischen Verfahren nach § 29 Abs. 5 BMG. Für beide gilt dieselbe Aufbewahrungs- und Löschfrist. Praktisch für mehrere Wohnungen:

• Ablage pro Buchung, nicht pro Wohnung, mit dem Abreisedatum als Fristbeginn.
• Löschtermin beim Anlegen festhalten, damit die Vernichtung nach Ablauf des Jahres nicht vergessen wird.
• Zugriff auf wenige Personen begrenzen. Dazu mehr in Abschnitt 5.

3. Digitale Verfahren: Was § 29 Abs. 5 BMG erlaubt

Ein ausgefülltes Online-Formular allein ersetzt den Meldeschein nicht. § 29 Abs. 5 BMG lässt nur bestimmte elektronische Verfahren zu, zum Beispiel eine Kartenzahlung mit starker Kundenauthentifizierung oder die eID des Personalausweises. Erst wenn Ihr Online-Check-in eines dieser Verfahren nutzt, tritt er an die Stelle der Unterschrift auf Papier.

Fragen Sie den Anbieter konkret: Welches Verfahren nach § 29 Abs. 5 BMG wird genutzt, und wie wird das dokumentiert? Wenn die Antwort fehlt, planen Sie den Papierschein als Rückfalllösung ein, etwa in der Wohnung oder bei der Schlüsselübergabe.

Für den Betrieb heißt das: Der Online-Check-in sammelt die Angaben vorab. Die Meldepflicht selbst wird entweder über ein zugelassenes elektronisches Verfahren erfüllt oder über den Papierschein vor Ort. Welche Variante für Ihren Betrieb trägt, klären Sie mit der zuständigen Meldebehörde.

4. Online-Check-in Schritt für Schritt: Angaben zuerst, Türcode danach

Der Türcode geht erst raus, wenn die Angaben vollständig sind. Diese Reihenfolge ist der eigentliche Nutzen des Online-Check-ins: Sie trennt Buchung und Zutritt, und sie sorgt dafür, dass Sie vor der Anreise wissen, wer kommt. Ein Ablauf, der sich mit PMS und Smart Lock umsetzen lässt:

• Nach der Buchung: Das PMS verschickt den Link zum Online-Check-in automatisch, in unserer Pilotphase aus Hostaway heraus.
• Angaben: Der Gast trägt Anreisezeit, Kontaktdaten und die Angaben für den Meldeschein ein, inklusive Staatsangehörigkeit. Bei ausländischen Staatsangehörigen folgt der Hinweis auf den Meldeschein und, je nach Verfahren, der elektronische Schritt oder der Papierschein vor Ort.
• Prüfung: Sie oder eine Regel in der Software prüfen, ob alles vorliegt. Fehlt etwas, bleibt der Zutritt gesperrt, und der Gast bekommt eine Erinnerung.
• Freigabe: Erst dann wird der Türcode erzeugt, zeitlich begrenzt auf den Aufenthalt, und an den Gast geschickt. Mit Nuki geschieht das aus der Software heraus, bei Code-Schlössern oder Safe wird der hinterlegte Code freigegeben.
• Nach der Abreise: Der Code verfällt, die Angaben bleiben für die Aufbewahrungsfrist gespeichert, der Löschtermin ist gesetzt.

Welche Schlösser sich dafür eignen und was im Alltag mit mehreren Wohnungen schiefgehen kann, steht im Artikel Smart Locks für Ferienwohnungen. Wie ein KI-Assistent in diesem Ablauf antwortet, ohne je den Türcode zu kennen, beschreibt KI in der Gästekommunikation.

5. Datenschutz: zweckgebunden, begrenzt, transparent

Die Daten aus dem Meldeschein dürfen nur für die Zwecke des Meldegesetzes verarbeitet werden (§ 30 Abs. 4 und 5 BMG, Art. 5 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO). Dazu kommen die Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO: Gäste erfahren beim Check-in, wer die Daten verarbeitet, wofür und wie lange. Vier Regeln für den Betrieb mit mehreren Wohnungen:

• Zugang begrenzen: Reinigungskräfte, Handwerker und externe Dienstleister brauchen keinen Blick auf Meldescheine.
• Trennen: Angaben für den Meldeschein getrennt von Marketingdaten halten, keine Newsletter-Anmeldung im selben Schritt.
• Löschen: Die Dreimonatsfrist nach Ablauf des Jahres einhalten, auch bei Papier.
• Informieren: Datenschutzhinweis direkt im Online-Check-in, nicht nur in der Datenschutzerklärung der Website.

Die Angaben für den Meldeschein liegen damit an einem Ort, mit festem Löschtermin und klarer Zuständigkeit. Das ist weniger Aufwand als ein Ordner pro Wohnung und lässt sich bei einer Nachfrage der Behörde schneller belegen.

6. Aus unserem Betrieb

Wir vermieten seit Dezember 2022 in Berlin, mit Hostaway als PMS und Nuki als Schloss. Der Türzugang unserer Software ist bei NOFA Apartments im Einsatz. Der Online-Check-in, der die Angaben für den Meldeschein entgegennimmt und die Freigabe des Türcodes daran knüpft, ist in der Pilotphase. Unser KI-Assistent, der bisher nur mit Testdaten lief, kennt den Türcode grundsätzlich nicht.

Ein Formular allein ersetzt den Meldeschein nicht. Welche der Verfahren nach § 29 Abs. 5 BMG für Ihren Betrieb passt, klären Sie am besten mit der zuständigen Behörde. Einen Überblick über Bausteine statt Alleskönner gibt der Artikel Software für Kurzzeitvermietung. Unsere Angebote finden Sie auf der Preisseite.

Häufige Fragen

Muss ein deutscher Gast seit 2025 noch einen Meldeschein ausfüllen?

Nein. Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Pflicht nach § 29 Abs. 2 BMG nur für ausländische Staatsangehörige, unabhängig von Wohnsitz und Buchungsweg.

Reicht ein Online-Formular als digitaler Meldeschein?

Nein. Ein ausgefülltes Online-Formular allein ersetzt den Meldeschein nicht. Zulässig sind nur Verfahren nach § 29 Abs. 5 BMG, etwa Kartenzahlung mit starker Kundenauthentifizierung oder eID.

Wie lange bewahre ich Meldescheine auf?

Ein Jahr ab dem Tag der Abreise. Danach werden sie innerhalb von drei Monaten vernichtet oder gelöscht (§ 30 Abs. 4 BMG).

Erledigt die bevo Software den Meldeschein für mich?

Nein. Sie nimmt die Angaben für den Meldeschein entgegen und knüpft die Freigabe des Türcodes daran. Die Meldepflicht selbst erfüllen Sie über ein zugelassenes Verfahren oder den Papierschein.

Fazit

Die Rechtslage ist seit 2025 einfacher, aber nicht beliebig: Meldeschein nur für ausländische Staatsangehörige, Aufbewahrung ein Jahr ab Abreise, digitale Verfahren nur nach § 29 Abs. 5 BMG. Ein Online-Check-in lohnt sich trotzdem für jede Wohnung, weil er die Angaben vorab sammelt und den Türcode erst nach Prüfung freigibt. Prüfen Sie, welches Verfahren Ihr Tool nutzt, und klären Sie offene Fragen mit Ihrer zuständigen Meldebehörde. Wenn Sie den Ablauf für mehrere Wohnungen aufbauen wollen, sprechen wir gern über den Stand unserer Pilotphase.

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