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Wer Ferienwohnungen vermietet, ist nicht nur Gastgeber – sondern auch verpflichtet, bestimmte rechtliche Pflichten zu erfüllen. Für ausländische Gäste gilt in Deutschland die besondere Meldepflicht nach § 29 BMG. In diesem Artikel erfahren Sie, was Sie erfassen, wie Sie die Daten aufbewahren – und wie Sie Ihre Gästekommunikation datenschutzkonform gestalten.
Gliederung
- 1. Was das Bundesmeldegesetz (§ 29 BMG) verlangt
- 2. Welche Daten müssen erfasst werden?
- 3. Wie lange & wo müssen Daten aufbewahrt werden?
- 4. DSGVO & Datenschutz bei Gästedaten
- 5. Digitale Tools für automatisierte Gästemeldung
1. Was das Bundesmeldegesetz (§ 29 BMG) verlangt
Laut § 29 Bundesmeldegesetz (BMG) müssen alle Betreiber von Beherbergungsstätten:
- ausländische Gäste am Ankunftstag einen Meldeschein ausfüllen lassen. Deutsche Staatsangehörige sind seit 01.01.2025 befreit.
- den Meldeschein unterschrieben aufbewahren oder die Daten aus einem zugelassenen elektronischen Verfahren speichern
- die Daten für 1 Jahr ab dem Abreisetag speichern und auf Verlangen der zuständigen Behörden vorzeigen können
Ausnahmen betreffen nur bestimmte Einrichtungen wie Jugendherbergen.
- Es kommt auf die Staatsangehörigkeit an: Auch ausländische Staatsangehörige mit Wohnsitz in Deutschland müssen den Meldeschein ausfüllen, Buchungsweg egal.
2. Welche Daten müssen erfasst werden?
Pflichtangaben auf dem Meldeschein (§ 30 BMG):
- Vor- und Nachname
- Geburtsdatum
- Staatsangehörigkeit
- Adresse des Hauptwohnsitzes
- An- und Abreisedatum
- Seriennummer von Ausweis oder Pass (bei ausländischen Gästen)
- Zahl und Staatsangehörigkeit der ausländischen Mitreisenden
- Die Angaben sind mit dem Ausweis abzugleichen.
Tipp: Mitreisende Ehe- oder Lebenspartner und minderjährige Kinder werden nur zahlenmäßig angegeben. Bei Reisegruppen über 10 Personen genügt die Angabe durch die Reiseleitung.
3. Wie lange & wo müssen Daten aufbewahrt werden?
- Aufbewahrungsfrist: 1 Jahr ab dem Tag der Abreise
- Ort: Sicher aufbewahren (nicht öffentlich einsehbar, ideal: abschließbarer Schrank oder digitale Lösung mit DSGVO-Konformität)
Nach Ablauf der Frist müssen die Meldedaten innerhalb von drei Monaten vernichtet oder vollständig gelöscht werden.
4. DSGVO & Datenschutz bei Gästedaten
Die DSGVO verpflichtet Gastgeber:innen dazu:
- Meldedaten nur für den gesetzlich vorgeschriebenen Zweck zu verwenden
- Zugang zu den Daten zu begrenzen (z. B. nur autorisierte Personen im Team)
- Gäste über die Datenverarbeitung zu informieren (z. B. in der Hausordnung oder Buchungsbestätigung)
Tipp: Lassen Sie sich den Erhalt der Datenschutzerklärung bei Anreise bestätigen – schriftlich oder digital.
5. Digitale Tools für automatisierte Gästemeldung
Diese Tools helfen bei der Umsetzung:
- Chekin: DSGVO-konforme digitale Meldescheine inkl. Identitätsprüfung
- Smoobu: Gästeformular automatisch nach Buchung versenden
- Hostaway: Meldedaten + Check-in-Kommunikation automatisieren
- YourWelcome oder TouchStay: digitale Gästemappen mit Datenschutzhinweis
- Achten Sie darauf, dass das Tool eines der Verfahren nach § 29 Abs. 5 BMG nutzt. Ein ausgefülltes Online-Formular allein ersetzt den Meldeschein nicht.
Bonus: Mustervorlage Meldeschein & Datenschutzhinweis
Jetzt kostenlos downloaden: „Pflichtangaben nach § 29 BMG + DSGVO-Formular“
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Transparenz ist uns wichtig. Deshalb geben wir Ihnen hier Antworten auf die häufigsten Fragen – damit Sie wissen, was Sie erwarten können.
Was genau übernimmt bevo für mich?
Wir kümmern uns um alles – von der Genehmigung über Inserate, Gästekommunikation und Reinigung bis zur Abrechnung.
Brauche ich eine Genehmigung zur Kurzzeitvermietung?
Meist ja: Wird Wohnraum vermietet, braucht es in der Regel eine Genehmigung. Ausnahmen sind die Mitbenutzung der selbst bewohnten Hauptwohnung, solange die Wohnnutzung überwiegt, und Gewerberäume. Eine Registrierungsnummer brauchen Sie in Berlin in allen Fällen. Wir unterstützen Sie bei beidem.
Muss ich mich um Reinigung oder Wäsche kümmern?
Nein. Wir organisieren professionelle Reinigung und Wäscheservice nach jeder Buchung.
Wie läuft die Betreuung meiner Gäste ab?
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