Software & Digitalisierung

E-Rechnung für Ferienwohnungen:

Wer muss was, und ab wann?

Berat Murati · 1. November 2026

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen Gastgeber sie im Geschäft mit anderen Unternehmen ab 2027 oder 2028, je nach Vorjahresumsatz. Rechnungen an Privatgäste sind nicht betroffen. Dieser Artikel sortiert die Regeln aus dem Wachstumschancengesetz und den späteren Ergänzungen, etwa dem Jahressteuergesetz 2024, für Vermieter von Ferienwohnungen, Pensionen und Boutique-Hotels und zeigt, wie ein Rechnungsablauf mit PMS und Software aussehen kann. Alle Angaben: Stand 2026, bitte mit Ihrer Steuerberatung prüfen. Der Artikel ist keine Steuerberatung.

Gliederung

1. 1. Was eine E-Rechnung ist: EN 16931, XRechnung, ZUGFeRD
2. 2. Empfangen seit 2025: Das gilt für jeden Betrieb
3. 3. Ausstellen ab 2027 und 2028: Firmengäste im Blick
4. 4. Ausnahmen: Privatgäste, Kleinbeträge, Kleinunternehmer
5. 5. Der Rechnungsablauf mit PMS und Software
6. 6. Aus unserem Betrieb

1. Was eine E-Rechnung ist: EN 16931, XRechnung, ZUGFeRD

Eine E-Rechnung im Sinne dieser Regeln ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind das vor allem XRechnung und ZUGFeRD. Beide tragen die Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form, sodass eine Buchhaltungssoftware sie ohne Abtippen einlesen kann.

• XRechnung ist ein reines Datenformat (XML). Es wird von Software erzeugt und von Software gelesen. Ohne Anzeigeprogramm ist es für Menschen schwer lesbar.
• ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten. Der Empfänger sieht eine gewohnte Rechnung, seine Software liest die Daten dahinter. Als E-Rechnung gelten nur die Profile ab BASIC, nicht MINIMUM und BASIC WL.

Für Gastgeber ist das zunächst eine technische Frage: Kann Ihre Rechnungssoftware diese Formate erzeugen und lesen? Alles Weitere, etwa welche Angaben in die Rechnung gehören und wie lange sie aufzubewahren ist, bleibt Sache Ihrer Steuerberatung.

2. Empfangen seit 2025: Das gilt für jeden Betrieb

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das betrifft jeden Vermietungsbetrieb, unabhängig von Größe oder Umsatz, und auch Kleinunternehmer. Wer Reinigung, Wäsche, Handwerker oder Software als Unternehmen bezahlt, muss eine E-Rechnung dieser Lieferanten annehmen und verarbeiten können. Was „empfangen können“ praktisch heißt:

• Ein Postfach, in dem E-Rechnungen eingehen und nicht in der Flut der Gästemails verschwinden, zum Beispiel eine eigene Adresse für Rechnungen.
• Eine Software oder einen Dienst, der XRechnung und ZUGFeRD anzeigen und an die Buchhaltung weitergeben kann.
• Einen Ablauf, der die eingegangene Datei unverändert ablegt. Wie lange und in welcher Form, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Für mehrere Wohnungen lohnt sich die Zuordnung je Objekt schon beim Eingang, damit die Kosten später im Eigentümer-Bericht und in der Gewinn- und Verlustrechnung an der richtigen Wohnung hängen.

3. Ausstellen ab 2027 und 2028: Firmengäste im Blick

Die Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, gilt im Geschäft zwischen Unternehmen (B2B) ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro und ab dem 1. Januar 2028 für alle. Für viele Gastgeber mit mehreren Wohnungen wird 2028 das relevante Jahr sein. Wer die Umsatzgrenze überschreitet, ist ein Jahr früher dran. Stand 2026, bitte mit Ihrer Steuerberatung prüfen.

Im Beherbergungsgeschäft ist der typische B2B-Fall der Firmengast: Ein Unternehmen bucht für seine Mitarbeitenden und will die Rechnung auf die Firma. Monteure, Projektteams, Messegäste. Wer hier regelmäßig Rechnungen schreibt, sollte den Ablauf vor 2027 im Griff haben:

• Rechnungsadresse des Unternehmens sauber erfassen, am besten schon bei der Buchung oder im Online-Check-in.
• Unterscheiden, ob der Gast privat oder für ein Unternehmen reist. Nur der zweite Fall fällt unter die Ausstellungspflicht.
• Das Format mit dem Kunden klären: Manche Unternehmen wünschen XRechnung, andere ZUGFeRD.

Ob eine bestimmte Konstellation unter die Pflicht fällt, etwa bei Firmenkunden mit Sitz im Ausland oder bei Buchungen über Plattformen, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Dazu macht dieser Artikel bewusst keine Aussage.

4. Ausnahmen: Privatgäste, Kleinbeträge, Kleinunternehmer

Rechnungen an Privatgäste (B2C) sind von der E-Rechnungspflicht nicht betroffen. Der Urlaubsgast, der eine Rechnung für seine Unterlagen will, bekommt sie weiter als PDF oder auf Papier. Weitere Ausnahmen, Stand 2026:

• Kleinbeträge bis 250 Euro: Für Kleinbetragsrechnungen besteht keine E-Rechnungspflicht.
• Fahrausweise: ebenfalls ausgenommen.
• Kleinunternehmer: müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.

Was das für Sie bedeutet, hängt von Ihrem Umsatz, Ihrer umsatzsteuerlichen Einordnung und Ihrem Gästemix ab. Die Grundlagen zur Umsatzsteuer bei Ferienwohnungen haben wir in einem eigenen Artikel zusammengefasst. Die Einordnung Ihres Betriebs nimmt Ihre Steuerberatung vor.

5. Der Rechnungsablauf mit PMS und Software

Der sauberste Weg ist eine Rechnung, die aus den Buchungsdaten im PMS entsteht und nicht von Hand nachgebaut wird. Jede Abweichung zwischen Buchung, Zahlung und Rechnung kostet später Zeit in der Buchhaltung. Ein Ablauf, wie wir ihn in unserer Pilotphase aufsetzen:

• Buchungsdaten als Quelle: Preis, Nächte, Reinigung, Zusatzleistungen und Zahlungsstatus kommen aus dem PMS, in unserer Pilotphase aus Hostaway.
• Rechnungsadresse: Bei Firmengästen wird sie vor der Rechnung abgefragt, nicht hinterher per Mail nachgereicht.
• Format je Empfänger: Privatgast PDF, Firmengast nach Wunsch XRechnung oder ZUGFeRD. Stand 2026 ist das noch freiwillig.
• Übernachtungsteuer: Wie sie in der Rechnung erscheint, stimmen Sie mit Ihrer Steuerberatung ab. Den Ablauf der Anmeldung in Berlin beschreibt der Artikel Übernachtungsteuer Berlin 2026.
• Nummernkreis und Ablage: fortlaufend, pro Betrieb, mit unveränderter Ablage der erzeugten Datei.

Welche Software diese Schritte abdeckt und wo Bausteine besser sind als ein Alleskönner, steht in Software für Kurzzeitvermietung. Für die Direktbuchungsseite, auf der Firmengäste ihre Rechnungsadresse gleich eintragen, lohnt der Blick auf Eigene Buchungswebsite neben Airbnb und Booking.com.

6. Aus unserem Betrieb

Wir vermieten seit Dezember 2022 in Berlin und arbeiten mit Hostaway als PMS. Unsere eigene Direktbuchungsseite bevoflats.de läuft mit Stripe. Das Rechnungsmodul unserer Software, inklusive E-Rechnung, ist in der Pilotphase.

Eine Erfahrung aus dieser Phase geben wir gern weiter: Eine E-Rechnung ist mehr als eine Liste ausgefüllter Felder. Ob eine Datei den Regeln der Norm entspricht, zeigt erst die Prüfung der konkreten Datei mit einem Validierungswerkzeug. Unsere Angebote finden Sie auf der Preisseite.

Häufige Fragen

Muss ich meinen Urlaubsgästen ab 2028 E-Rechnungen schicken?

Nein. Rechnungen an Privatgäste (B2C) sind nicht betroffen. Die Ausstellungspflicht gilt im Geschäft zwischen Unternehmen.

Ich bin Kleinunternehmer. Betrifft mich die E-Rechnung?

Ja, beim Empfang: Seit 2025 müssen Sie E-Rechnungen Ihrer Lieferanten annehmen können. Ausstellen müssen Kleinunternehmer keine E-Rechnungen. Stand 2026, bitte mit Ihrer Steuerberatung prüfen.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist ein reines XML-Datenformat. ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten. Beide folgen der Norm EN 16931, ZUGFeRD aber nur in den Profilen ab BASIC.

Ab wann muss ich Firmengästen E-Rechnungen ausstellen?

Ab dem 1. Januar 2027 bei einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, ab dem 1. Januar 2028 für alle. Kleinbeträge bis 250 Euro sind ausgenommen. Stand 2026, bitte mit Ihrer Steuerberatung prüfen.

Fazit

Empfangen seit 2025, ausstellen ab 2027 oder 2028, Privatgäste außen vor: Das ist der Rahmen, Stand 2026. Für Gastgeber mit Firmengästen heißt das, Rechnungsadresse und Format früh im Ablauf zu klären und die Rechnungssoftware darauf vorzubereiten. Was davon auf Ihren Betrieb zutrifft, entscheidet Ihre Steuerberatung. Wenn Sie den Rechnungsablauf für mehrere Wohnungen aufbauen wollen, zeigen wir Ihnen gern den Stand unserer Pilotphase.

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